Новини

14.06.2016Організація праці працівників служб діловодства

Організація праці працівників служб документації здійснює вирішення таких питань:

- чітка організація і побудова служб діловодства (канцелярій), вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

- правильний розподіл функцій між окремими виконавцями та підрозділами відносно їх фаху, запровадження передових методів i прийомів праці;

- нормування працi працівників служб дiловодства;

- регламентація посадового та чисельного складу персоналу служб документацiї, підвищення його фахового рівня та культури праці;-

- раціональна організація робочих місць i забезпечення сприятливих умов працi.

Умови працi - це сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров’я та працездатність людини в процесі виконання роботи. Заходи щодо покращення умов працi робiтникiв служби дiловодства повинні бути спрямовані на підвищення працездатності та збереження здоров’я працівників шляхом створення нормального освітлення, належної чистоти, вологості температури повітря, оптимального кольору стін приміщення, доведення до нормальних рівні шуму та встановлення режиму працi.

Для ефективної працi апарату управління насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби дiловодства. Правильна органiзацiя працi персоналу служби дiловодства передбачає:

- оптимальну організаційну побудову служби;

- вибiр рацiональної системи дiловодства;

- впровадження прогресивних методiв управлiння персоналом;

- застосування засобів сучасної обчислювальної та організаційної техніки;

- організаційне та методичне керівництво діловодством;

- розроблення заходів щодо покращення умов праці.

Робоче місце - це зона трудової діяльності одного або декількох виконавців, забезпечена необхідними засобами для виконання посадових функцiй та обов’язків.

Організація робочого місця - це система заходів відносно забезпечення робочого мiсця засобами та предметами працi. Вона передбачає: забезпечення робочого мiсця меблями, спеціальним обладнанням i необхідними засобами органiзацiйної технiки.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організоване таким чином, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовувалися на виконання службових обов’язкiв без перешкод та незручностей.

Під час планування та обладнання робочих мiсць працiвникiв служби дiловодства необхiдно встановити і розмістити обладнання так, щоб ним було зручно користуватися. Розставляти предмети та засоби працi потрібно з урахуванням операцій, що виконуються, без зайвих речей. Для матеріалів, які не вимагають термінової обробки, передбачати спеціальні шухляди або відділення. Якщо документи потребують подальшої обробки, то розміщувати їх необхідно в місцях згідно з номенклатурою справ для можливості використання іншими співробітниками. Розміщувати засоби оргтехніки таким чином, щоб забезпечити автоматичне виконання операцiй з документами. А використані документи складати так, щоб в разі потреби їх можна безперешкодно знайти.